إدارة الشؤون التعليمية والتدريب

1 - إدارة الشؤون التعليمية

تقوم إدارة الشؤون التعليمية بتوجيه وإرشاد طلاب الكلية في كل ما يتعلق بسيرهم الدراسي من تسجيل وإضافة وحذف ومعادلة مواد وتخصيص وتعيين مرشدين أكاديميين وغير ذلك مما يشمله هذا المجال، كما تقوم بإرسال كل المعلومات اللازمة للتسجيل والحذف والإضافة في كل فصل دراسي إلى المرشدين الأكاديميين في شتى أقسام الكلية، كما تزودهم بانتظام بكشوف درجات الطلاب كل فصل دراسي، وبكل ما يستجد لكل طالب. وتقوم الإدارة أيضًا بتلبية طلبات الأقسام المختلفة في كل الأمور التعليمية أو ما يتعلق بالنشاطات الطلابية، كما تختص الإدارة بشؤون التدريب الصيفي.

وتسعى إدارة الشؤون التعليمية جاهدة إلى استخدام الوسائل الحديثة لتنظيم العمل والسرعة في الأداء مع الدقة المتوخاة، حيث يتم استخدام جهاز الحاسب في تنظيم السجلات وترتيب الأعمال الإدارية.

كما أن هناك قسمًا خاصًا بملفات الطلاب ومتابعة كل ما يستجد لكل طالب، وتحديث المعلومات في ملف كل طالب بحيث يصبح لكل طالب ملف تأريخي متكامل خلال دراسته بالكلية. كما أن هناك عدة برامج على الحاسب تقوم بتسهيل عملية التسجيل وتمديد سعة الشعب وأماكن المحاضرات، وبرامج لتخصيص الطلاب في الأقسام المختلفة في الكلية، وبرنامج تعيين المرشدين الأكاديميين للطلاب. وهناك مجموعة برامج أخرى لشؤون التدريب تقوم بتوزيع الطلاب على الأماكن المتاحة للتدريب تأخذ في الاعتبار مجموعة العوامل المؤثرة.

ومن أهم الأعمال التي تقوم بها إدارة الشؤون التعليمية ما يلي:

·          إعداد ومتابعة تحديث ملفات الطلاب

بمجرد قبول الطالب في كلية الهندسة، فإنه يتم فتح ملف له في إدارة الشؤون التعليمية يحتوي على المعلومات الشخصية عن الطالب، وبعد انتظام الطالب يضاف إلى هذا الملف كشوف الدرجات بكل فصل دراسي وصورة من بطاقات الغياب التي حصل عليها وأسباب غيابه وصورة من أي معاملة تتعلق بأي أمر من الأمور التي حدثت للطالب أو حدثت منه خلال انتظامه بكلية الهندسة.

·          الإرشاد والتسجيل للطلاب

تقوم إدارة الشؤون التعليمية بإرشاد الطلاب المستجدين تسهيلاً لهم وتيسيرًا لإجراءاتهم الروتينية، بإرشادهم خلال فترة التسجيل والحذف والإضافة والانسحاب. وتستمر عملية الإرشاد هذه لمدة فصلين دراسيين، ويوزع الطلاب بعدها على مرشدين أكاديميين من أعضاء هيئة التدريس للقيام بمهمة الإرشاد الأكاديمي لهم حتى يتم تخصصهم. عندما يقوم القسم المعني بتوزيع طلابه المستجدين على أعضاء هيئة التدريس به بعدها يصبح هذا المرشد مستمرًا مع الطالب حتى تخرجه.

وتسعى الكلية متمثلة في عمادتها وأساتذتها وإدارة الشؤون التعليمية بها إلى تحقيق أهداف الإرشاد التعليمي التي تتضمن التالي:

·      الكشف عن قدرات الطالب الحقيقية وإمكاناته الدراسية وتوجيهه بموجبها إلى التخصص الملائم لتلك القدرات حتى يمكنه التفوق والابتكار.

·      معاونة الطالب على تفهم نمط الدراسة الجامعية وعلى اختيار التخصص المناسب، وتصميم خطته الدراسية.

·      التأكد عن طريق المتابعة لسجله التعليمي من سيره على الطريق الصحيح لتحقيق متطلبات التخرج.

·      تقديم المشورة الواجبة عند التسجيل في كل فصل دراسي ومساعدته في إعداد الجدول الدراسي.

·      توفير جو من المودة والألفة في إطار التقاليد الجامعية بين المرشد والطالب تمكنه من احتواء ما قد يعترضه من مشكلات تعليمية أو اجتماعية ومساعدته في البحث عن الحلول المناسبة لها.

وللطالب كما للمرشد دور في نجاح عملية الإرشاد التعليمي، وهذا الدور تحدده المسؤوليات التالية:

·      أن يلم بجميع البرامج في الجامعة سواءً التعليمية منها أو غيرها ويكون على علم تام بأنظمة الجامعة ولوائحها.

·      أن يتحقق الطالب من صحة أهدافه ويقتنع بها ويرى أنها تتناسب مع قدراته من ناحية وميوله من ناحية أخرى.

·      أن يتعرف الطالب على جميع طرق ووسائل اتخاذه القرارات المناسبة لتحقيق أهدافه التعليمية.

·      أن يكون دائمًا عند حسن ظن الجميع به وجديرًا بتحمل مسؤولياته.

·          إجراءات التسجيل والحذف والإضافة والانسحاب

بعد أن يحدد المرشد التعليمي والطالب المواد المرغوب في تسجيلها في فصل دراسي ما، يتم توقيع البطاقة الخاصة لهذا الغرض من المرشد التعليمي، ويقوم الطالب بتسليمها إلى إدارة الشؤون التعليمية، ويجري التدقيق عليها للمرة الأخيرة قبل إدخالها إلى الحاسب الآلي للتأكد من مطابقتها للأنظمة واللوائح المعمول بها، ويتم بعد ذلك تحديد جدول الطالب الدراسي وفقًا لما ورد في بطاقة تسجيله من حيث عدد الساعات ونوعية المواد. ويجوز للطالب بموافقة المرشد حذف مادة من المواد وإضافة مادة بديلة، على أن يتم هذا الإجراء خلال المدة التي يحددها التقويم الجامعي لعمليات الحذف والإضافة، ويتم ذلك بأن يقوم الطالب بتعبئة البطاقة الخاصة بالحذف والإضافة واعتمادها من المرشد التعليمي وتقديمها إلى إدارة الشؤون التعليمية حيث يتم إجراء العملية مباشرة على الحاسب، ويحصل الطالب على نسخة من جدوله الدراسي في صورته النهائية بعد التعديل.

أما سحب المواد فيتم بعد انتهاء فترة الحذف والإضافة عندما يتبين الطالب أنه لا يستطيع الاستمرار في دراسة مادة ما بمستوى مرضٍ، عند ذلك يقوم الطالب بتعبئة نموذج الانسحاب من تلك المادة، وبعد موافقة كلٍ من أستاذ المادة والمرشد التعليمي يتم سحب المادة للطالب بشرط أن لا يقل عدد الساعات المتبقية له عن الحد الأدنى حسب أنظمة الجامعة. ويحصل الطالب على تقدير "منسحب" (IC) في المادة المنسحب منها.

·          التخصص في أقسام الكلية

قبل فترة التسجيل المبدئي يطلب من الطلاب الذين أنهوا من 28 إلى 30 ساعة دراسية من المواد العامة القيام بتعبئة نماذج التخصص وإعادتها إلى إدارة الشؤون التعليمية حيث تتم عملية مراجعتها والتحقق من صحة المعلومات المدونة بها. ثم يتم إدخالها في الحاسب ليقوم بتوزيع الطلاب المتقدمين على أقسام الكلية المختلفة حسب إمكانيات كل قسم، وحسب معدلات الطلاب وعددهـم ورغباتهم، ثم تعتمد النتيجة من وكيل الكلية ومن عميد الكلية ثم تعلن للطلاب. ويتم تحويل ملف الإرشاد التعليمي للطلاب إلى الأقسام المعنية حيث يتم تعيين مرشد تعليمي جديد من أعضاء هيئة التدريس بالقسم لكل طالب.

·          معادلة المواد للطلاب المحولين

تستقبل إدارة الشؤون التعليمية طلبات المحولين من جامعة أخرى أو كلية أخرى داخل الجامعة أو من قسم لآخر بالكلية الخاصة باحتساب بعض المقررات التي درسوها قبل تحويلهم للكلية، وتنسق هذه العملية مع الأقسام المعنية بالكلية لإجراء معادلة لتلك المواد ثم ترسل النتيجة إلى عمادة القبول والتسجيل ليتم احتساب ما اعتمد منها.

·          جداول الامتحانات النهائية

المواد العامة في الكلية غالبًا ما تدرس في عدة شعب، وحسب نظام الجامعة، فإنه يلزم أن تكون الاختبارات النصفية والنهائية لتلك المواد موحدة لجميع الشعب. لذلك تقوم إدارة الشؤون التعليمية بإعداد جداول الاختبارات النصفية والنهائية لمواد الكلية العامة. وتراعى أن تكون الاختبارات في أوقات مناسبة لجميع الطلاب دون أن يكون بينها تضارب ودون أن تتعارض مع بقية المواد الأخرى، مع تهيئة القاعات المناسبة لعدد الطلاب في كل منها، ومن ذلك أن لا يكون لدى الطالب أكثر من اختبارين في يوم واحد.

·          الاتصالات

تعمل إدارة الشؤون التعليمية كحلقة وصل بين الطلاب والأقسام، فتوصل رغبة إدارة الكلية أو أي قسم من الأقسام إلى الطلاب، أو إذا كان للطالب ما يلزم إبلاغه للمسؤولين، فإن إدارة الشؤون التعليمية تعتبر الباب الأول الذي يجب على الطلاب طرقه، وتقوم إدارة الشؤون التعليمية بجميع الإجراءات اللازمة لتسهيل المهمة للطالب وللمحافظة على وقته من الضياع لمتابعة معاملة ما. كما تقوم الإدارة أيضًا بالتنسيق والاتصال بين عمادة القبول والتسجيل والأقسام، وذلك في كل ما يخص أمور القبول وإعداد جداول المواد الدراسية والتسجيل والحذف والإضافة وفتح شعب إضافية للمواد أو قفل شعب أخرى أو زيادة سعة شعبة من الشعب. وكذلك تقوم بتحديد المواد اللازمة للتخرج عند وجود لبس، وكذلك إكمال إجراءات التخرج. وتنسق الإدارة مع عمادة شؤون الطلاب في إصدار خطابات التعريف للطلاب. ويشمل التعاون أيضًا بعض أوجه النشاطات الطلابية، مثل ترشيح الطلاب المناسبين لكل نشاط، وترشيح الطلاب المتفوقين دراسيًا وأخلاقيًا وما إلى ذلك.

·          الإعلانات

تقوم إدارة الشؤون التعليمية بالإعلان للطلاب عن كل ما يلزم للطالب معرفته في المجال التعليمي. وتعتبر هذه هي الوسيلة الأساسية المعمول بها في الكلية لإيصال المعلومات إلى جميع الطلاب. ولذلك فإن على الطالب متابعة وقراءة الإعلانات دائمًا لمعرفة كل ما يستجد.